メールアドレス流出に関するお詫び
2025年8月1日
常磐大学
学長　下村　裕


　この度、2025年8月1日（金）から開始した、常磐大学総合型選抜Ｉ期の課題ダウンロードについて、申込者の一部に対して、本学入試担当からメールを送信した際、同報者にメールアドレスが表示される形で送信したことが判明いたしました。
　このような事態を招き、ご本人および保護者の方々をはじめ関係者の皆様に多大なご迷惑、ご心配をおかけしましたことを心から深くお詫び申し上げます。
　今回、このような事態を招いたことを重く受け止め、教職員に対して個人情報保護に関する指導を徹底し、再発防止に努めてまいります。

１．事案の概要について
　2025年8月1日（金）9時00分から本学総合型選抜Ⅰ期の課題ダウンロードを開始いたしました。その際、一部学科の課題（ＰＤＦファイル）へのアクセスが出来ない事象が発生しました。課題へのアクセス権をリクエストした申込者に、アクセス権を一括で許可したところ、自動返信メールに他の申請者のメールアドレスが表示される形で送信されました。

２．流出の状況について
　2025年8月1日（金）10時11分までにお申し込みをされた、計41名のメールアドレスが一部の申請者に流出しました。1名のメールアドレスが最大で12名の方に流出したことを確認しております。ただし、それ以外の情報（氏名、高校名等）は流出しておりません。また、8月1日（金）10時12分以降に申し込まれた方についても流出はございません。

３．事案発生の原因について
　複数の対象者に対してファイルの共有を許可する際に、自動返信メールの宛先の表示方法の確認を怠ってしまった人為的なミスであり、業務を行う際のチェック体制に不備がありました。

４．事案発生後の対応について
⑴ 本日、当該メールを受信した皆様に対して、このような事案が発生してしまったことについてのお詫びと、誤送信されたメールの削除のお願いをメールでご連絡いたしました。
⑵ 学内で事実関係の確認等を行い、今後の対応・再発防止策等について協議しました。その結果を学内周知するとともに、改めて再発防止について注意を喚起いたしました。

５．再発防止策について
　今後このような事案が発生することのないよう、メール送信の際のルールを徹底いたします。また、教職員に対して個人情報の取り扱いについての重要性を再確認するように指示いたします。

以　上